O avanço global da vacinação e a retomada de muitos eventos em caráter de testes, especialmente os corporativos, dão sinal de que em 2022 as viagens a trabalho voltarão, cada vez mais, a fazer parte da rotina das empresas. Já é possível sentir o reaquecimento do turismo de negócios nos últimos meses – segundo estudo da PwC, por exemplo, 62% das companhias aéreas preveem um aumento no número de viagens corporativas de forma frequente até 2023.
Mas o otimismo que permeia esses números também precisa ser encarado com atenção pelos negócios, visto que as variáveis macroeconômicas têm grande peso sobre o custo das viagens. Mais do que isso: é preciso estar atento ao planejamento orçamentário, para que este seja bem projetado, alinhado com a organização financeira do negócio e estruturado para que contribua com o compliance e a transferência contábil.
Neste sentido, o gestor enfrenta um desafio muito além do cenário que vivenciava no pré-pandemia. Agora, impulsionado pela transformação digital acelerada nos últimos dois anos, o viajante espera ter mais facilidade para interagir com a empresa durante seu deslocamento, e ter mais facilidade para a prestação de contas. Do outro lado, encontramos gestores e equipes financeiras cada vez mais alinhados com boas práticas de automação, que também esperam maior facilidade de controle assim que equipes voltem a estar com frequência em campo.
Para as duas pontas, no entanto, não é apenas a prestação de contas e o controle no processo da viagem corporativa que pesa. Especialmente do ponto de vista empresarial, é necessário dispor de dados estruturados e inteligência de negócios para um planejamento orçamentário eficaz.
O aumento do dólar, por exemplo, tem impactado em diversos custos, do preço da passagem à alimentação, o que precisa ser levado em consideração na hora da organização orçamentária, e regras de controle de custos.
A pressão nos preços, vinda ainda da alta do petróleo e, consequentemente, do combustível, recomposição de margens dos fornecedores de serviços e o fator demanda-oferta, exigirá do gestor uma postura ainda mais proativa para o controle de custos quando o assunto é viagem corporativa.
Além de revisitar a política de viagens, reembolsos e deslocamentos, caberá aos gestores e executivos em campo utilizar de meios digitais e estratégicos a fim de garantir controle sobre o processo. Mais do que nunca, a pesquisa de fornecedores, comparação de custos e fatores de custo-benefício (antecedência X custo de passagem, por exemplo) serão fundamentais para um controle orçamentário eficiente.
Por fim, caberá às lideranças um acompanhamento ainda mais proativo de indicadores macroeconômicos para garantir o cumprimento do orçamento e manter a transparência empresarial, fazendo com que a retomada traga bons negócios sem onerar acima do previsto. Um desafio e tanto, em uma situação instável, mas que pode ser controlada com apoio de automação, gestão informatizada e dados de apoio para planejamento.
Sobre a Paytrack
Fundada em 2017, a Paytrack é uma empresa brasileira focada em soluções para gestão de despesas e viagens corporativas. São mais de 300 empresas atendidas, que podem cotar passagens, validar comprovantes de alimentação e transporte e manter total controle sobre a política de reembolsos, com gestão anti-fraude, agilidade e melhor experiência ao usuário.
Somente em 2020,a Paytrack transacionou mais de R$ 475 milhões em viagens e despesas corporativas. Os softwares da companhia proporcionam redução do tempo de conferência de relatórios de despesas, e de custos através da validação de despesas. As empresas podem, inclusive, controlar e gerenciar o reembolso de gastos dos profissionais em home office.
